En tant que gestionnaire, nous sommes confrontés constamment aux mêmes dilemmes, il faut décider rapidement et profiter d'une opportunité. Mais une petite voix intérieure nous rappelle qu'il faut analyser plus en profondeur le dossier. 

Toutes ces analyses peuvent vraiment aider à prendre de meilleures décisions, mais « trop d’analyse et c'est la paralysie .... » dit l’adage, non ?  Comment peut-on s’en sortir?

Je propose toujours la méthode des petits pas. Fini le temps où la production d’un grand rapport de 80 pages pour présenter une analyse de dossier était nécessaire. Mais dans la plupart des cas, les dossiers d’une ou deux pages ne suffisent pas.  Une méthode structurée aide toujours.

Voici celle que je vous propose :

1. Cadrer : Bien cadrer la problématique et l’exprimer clairement sur papier

2. Valider : Identifier tous les intervenants ou parties prenantes dans le dossier et leur faire valider le besoin exprimé dans le premier point. Attention à ne pas perdre de vue le vrai besoin, et tomber dans les « besoins accessoires ».

3. Analyser : Assigner la tâche d’analyse à quelqu’un qui aura le temps de s’entourer des bons intervenants. La clé d’une bonne analyse réside dans le bon analyste avec les bons contributeurs.

4. Limiter : Informer l’analyste dès le départ des contraintes de temps et de budget du dit dossier. Posez des questions claires, mais ne faites pas l’analyse à sa place.

5. Livrer : Ne pas trop formaliser le rapport, mais déterminer un minimum à produire, par exemple un tableau comparatif, une liste des raisons « pour et contre », une analyse SWOT, des soumissions de fournisseurs, un nombre précis de scénarios (2 ou 3 max par exemple). Clairement déterminer vos attentes en matière de document vous économisera bien des aller-retour.

6. Déléguer : Faites confiance à votre analyste; s’il se sent constamment surveillé ou que son travail est systématiquement mis de côté au profit de votre propre analyse, il ne pourra jamais être à la hauteur.

7. Agir : Respectez vos propres contraintes. Si vous avez fixé un échéancier de 7 jours, prenez une décision immédiatement après le dépôt du rapport d’analyse.

Cette méthode très simple permet à tous les gestionnaires de prendre des décisions plus rapides, mais surtout de meilleures décisions. Je considère qu’elle permet de trouver un bon équilibre entre « trop d’analyse » et « trop peu d’analyse ».

Christian Boulet, votre Directeur TI sur demande

 

 

 

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