Avez-vous l’impression que la réalisation des dossiers d’affaires emprunte des chemins tortueux qui aboutissent parfois dans une impasse? Quels sont les pièges les plus fréquents et comment les éviter? Dans ce qui ressemble parfois au parcours du combattant, voici quelques conseils qui peuvent vous éviter bien des tracas.   

Commençons par le début

Selon l’envergure du projet, le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) définit 3 types de dossiers à réaliser selon cette séquence et avec les points de contrôle :

Le processus est itératif. Plus on avance, plus on est précis. Le grand péril : arriver à faire tous ces documents dans un délai raisonnable et avoir un processus de validation et d’approbation efficace. Suggestion : n'oubliez pas de commencer par un avant-projet qui décrit l’opportunité en quelques pages. Ça va aider à positionner votre dossier!

Positionnez votre dossier

Aussi, au départ, il est obligatoire de répondre à cette question : quel est le déclencheur principal du dossier (qu’allons-nous invoquer auprès de notre banquier?) : 
•    Obligations légales ou réglementaires; 
•    Désuétude technologique; 
•    Nouveau besoin d’affaires pouvant générer des bénéfices financiers.

En ces temps de restrictions budgétaires, ne doutez pas que le 3e choix est le favori. Il faut prendre en compte que les autres situations correspondent à des exigences bien précises (ex. la désuétude se caractérise par un risque imminent d’interruption de service; tandis que l’obligation légale implique que la Loi prévoit l’usage d’un système). Pas facile! Obtenir l’accord du banquier en l’absence de rentabilité financière n’est jamais simple. Il ne suffit pas de dire que la solution actuelle est désuète!

Parler la langue des affaires

D’entrée de jeux, admettons que rédiger un dossier d’affaires n’est pas chose facile. Cela demande une bonne dose de réflexion et de jugement. Les questions traitées sont très similaires à celles qu’un promoteur aurait à répondre lorsqu’il se présente à son banquier pour financer son projet. Ici, on parle la langue des affaires - on explique juste assez pour se faire comprendre par quelqu’un qui ne connait rien de votre domaine, pourquoi il est nécessaire et opportun d’investir dans ce projet, maintenant. Évitez de chercher à expliquer toutes les subtilités de votre métier, votre banquier ne sera jamais aussi connaissant que vous l’êtes et son acceptation repose sur l’analyse du risque et la rentabilité d’affaires. Ciblez votre démonstration! 

De quoi on parle?

Pour aujourd’hui, on va s’en tenir au DPS. Il faut commencer par décrire clairement et à haut niveau la situation actuelle : contexte organisationnel, parties prenantes, besoin d’affaires, portée du projet et résultats attendus (avec des objectifs simples et mesurables). Fort de ces contenus, il faut ensuite décrire la solution cible en disant comment elle répond aux besoins d’affaires. Évidemment, on n’oublie pas d’identifier les risques et les bénéfices anticipés, les enjeux et un échéancier sommaire et le coût de la prochaine phase. Ça ressemble à un DAI, mais en plus petit (et pas aussi complet).
Une fois les résultats approuvés, on peut passer à la caractérisation plus précise de la solution cible (scénarios étudiés et celui qui est retenu, architecture technologique, bénéfices détaillés, gestion du changement, etc.).

Conclusion

MLafontaine.png

Évitez l’impasse dans vos dossiers en vous posant les bonnes questions, vous y gagnerez en temps et … augmenterez vos chances de succès!

 

 

 

Marc Lafontaine,
Conseiller d’affaires en RI
et en gestion de projet,
PMP

Comment