L’architecture d’entreprise, qu’est-elle devenue ? peut-on encore espérer ?

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L’architecture d’entreprise, qu’est-elle devenue ? peut-on encore espérer ?

Il n’y a habituellement pas de fumée sans feu; si la question se pose aujourd’hui, c’est que des doutes se sont installés un peu partout sur l’utilité organisationnelle de disposer d’une architecture d’entreprise.  Quels gains réels en ont été tirés ? La définition d’une AE dans une organisation d’envergure est un gros investissement et dans un monde de rationalisation et de forte concurrence dans lequel on tente de tirer notre épingle du jeu, on doit en recevoir des bénéfices tangibles et rapidement. On ne voit plus beaucoup maintenant de ces chantiers ou grands travaux de définition d’AE, dans de rares cas à peine quelques actualisations très pointues sont réalisées. Et dire qu’il y a quelques années à peine, d’aucuns ne juraient de leur survie que par la détention d’une architecture d’entreprise. Beaucoup se sont lancés, d’autres ont suivi, et la plupart a déchanté. Tellement qu’on n’en parle presque plus aujourd’hui, même que l’expression est presque devenue tabou chez certains.

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Devez-vous modéliser des processus d’affaires ? Voici un logiciel dont vous ne voudrez plus vous passer !

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Devez-vous modéliser des processus d’affaires ? Voici un logiciel dont vous ne voudrez plus vous passer !

Je suis consultante en informatique depuis une dizaine d’années. À travers mes différents mandats, il m’est souvent arrivé de devoir modéliser des processus d’affaires sans disposer d’une solution vraiment efficace pour ce faire. 

Que vous soyez débutant ou  expert, lisez ce qui suit afin de vous donner une bonne idée de ce qu’est le logiciel Bizagi et la façon appropriée de l’utiliser.

 

Bizagi, c’est quoi au juste?

Bizagi est un outil de modélisation de processus d’affaires qui permet de créer rapidement et simplement  une représentation graphique des activités et acteurs associés à un processus. Le résultat améliore la compréhension des opérations et facilite l’identification d’optimisations potentielles. Il peut également ajouter une couche documentaire aux flux de travail.
Bizagi respecte le modèle de processus métier et la notation graphique standardisée BPMN. Pour vous familiariser avec cette norme, utiliser ce lien qui présente une liste de lecture fort intéressante: https://youtu.be/IBFI1xlFQ5A?list=PLSkCdDPNwJTBZKn_ajUYSXiuAA8xVq421

Ces vidéos expliquent les grands concepts de la norme et son formalisme (usage de formes géométriques permettant de représenter les tâches, événements, décisions, etc.).
Les présentations sont intéressantes, car elles contiennent plusieurs exemples simples au fur et à mesure que de nouveaux concepts sont introduits. Ne manquez pas ça ! 

 

 

Cinq bonnes raisons de modéliser vos processus d’affaires

  1. Cette discipline permet de rendre visibles vos processus d’affaires actuels. Ce qui facilite le repérage et la correction des problèmes liés aux tâches ou leur déroulement.
  2. Elle permet aussi de simuler les activités d’un processus en vue de  les rendre plus fluides et efficaces.   
  3. La modélisation des processus d’affaires peut aussi relever d’une obligation découlant du maintien d’une accréditation (ex. tel qu’ISO 9001). 
  4. Elle peut être utile pour déceler des opportunités d’automatisation de certaines activités et ainsi, dépasser la concurrence.
  5. Enfin, la modélisation aide à faire ressortir les besoins d’affaires fondamentaux lorsque l’on cherche une solution durable à un problème opérationnel. 

 

Cinq fonctionnalités que vous offre Bizagi, outre la modélisation

Bizagi offre plusieurs autres fonctionnalités très intéressantes : une fois vos processus créés au format BPMN, ils peuvent être convertis en différents formats tels que Word, Excel, Pdf, etc. Ils peuvent être partagés via le web, sur Sharepoint ou sur un Wiki. Pour le travail en équipe, c’est un élément très utile. 

Vos processus peuvent être documentés à même le logiciel, ou si vous préférez, dans un document Word externe et, par exemple, le joindre à votre processus. C’est aussi simple que de joindre un fichier dans un courriel ! 

Des hyperliens peuvent être joints  aux activités incluses dans vos processus. Vous pouvez ajouter des tableaux, des choix multiples via des boutons radio, etc. Tous ces attributs peuvent être exportés dans un fichier sur votre PC, de sorte que vous pourrez les utiliser plus tard, dans un autre modèle, afin de vous éviter de les créer de nouveau.

 

Deux caractéristiques absolument géniales!

Les nombreuses fonctionnalités de Bizagi ne s’arrêtent pas là. L’une de ses caractéristiques  permet de travailler sur un même document, même lorsque les coéquipiers sont géographiquement éloignés. Le propriétaire du document peut le partager de deux façons : 

  • les coéquipiers peuvent visualiser le document ou le commenter, sans toutefois pouvoir le modifier. Une fenêtre de discussion apparaît à la droite de l’écran et leur permet d’échanger des commentaires écrits, en direct. 
  • tous les coéquipiers peuvent modifier le document durant la séance de travail d’équipe. Le propriétaire décide de la meilleure façon de travailler pour son équipe. 

 

L’une des plus intéressantes fonctionnalités est celle qui permet d’exécuter différents types de simulations avec un processus fraîchement conçu. Le logiciel peut le valider sans le tester sur le terrain, avec de vraies ressources et les coûts qui s’en suivent. Il permet d’en vérifier l’efficacité et d’y apporter les améliorations nécessaires. 
Non seulement il vous permet d’évaluer l’efficacité d’un processus, mais il calcule son temps d’exécution en incluant toutes ses tâches, du début à la fin (y compris celles qui sont réalisées en parallèle, alternativement ou qui génère une décision à prendre). 
Bizagi peut même simuler l’efficacité de vos processus en considérant les ressources disponibles (humaines, équipements et autres), leur coût et prenant compte de la capacité en heures travaillées chaque semaine.  Il est aussi possible de comparer des scénarios en créant différentes simulations à partir d’une modification de certains paramètres de l’application (via l’option «  What if ? »). 


Quatre points forts de Bizagi

  • L’interface du logiciel est disponible en français (majoritairement) et l’application est  gratuite (sauf pour certaines extensions). Seule fonctionnalité payante : la collaboration d’équipe à distance.
  • Les fichiers créés sont enregistrés dans un espace nuage « cloud », dont vous obtenez les droits d’utilisation en ouvrant un compte Bizagi. Les processus étant des images, ils peuvent demander énormément d’espace disque. L’enregistrement sur le nuage de Bizagi évite cette situation, tout en offrant un temps réponse satisfaisant.
  • Le logiciel inclut plusieurs outils d’apprentissage, dont le «Guide utilisateur» qui explique, pas à pas, comment utiliser l’application à partir de plusieurs exemples pratiques.
  • Un lien vers le site de Bizagi est disponible pour aider à l’apprentissage. Il contient des vidéos, des études de cas (et leur solution) pour vous pratiquer, des quizz, etc. 

Trois points faibles de Bizagi

  • La documentation n’est disponible qu’en version anglaise ou espagnole.
  • La grande majorité de la documentation que l’on retrouve à son sujet est en langue anglaise. Donc, si vous n’êtes pas habile avec la langue de Shakespeare, mieux vaut oublier le projet d’apprendre à travailler avec ce logiciel. 
  • Et la fonctionnalité qui permet de travailler en équipe doit être achetée. 

 

 


Comment j’ai appris à me servir de Bizagi

Il faut d’abord s’approprier la norme BPMN et, à cet effet, il est recommandé de regarder à quelques reprises, les vidéos  suggérées au début de cet article. Ils sont très utiles pour acquérir les concepts fondamentaux de la modélisation de processus. 

Puis, pour se familiariser avec le logiciel, rien de tel que de modéliser un premier processus grâce à la vidéo trouvée sur You Tube : How to model your first business model using BPMN

Ensuite, prendre connaissance des études de cas que l’on retrouve sur le site de Bizagi. Pour y avoir accès, il faudra d’abord vous créer un compte Bizagi. Vous trouverez ensuite les études de cas dans la section «Process modeling» du site. Les quizz, les vidéos d’utilisation de Bizagi et les solutions aux études de cas se trouvent aussi au même emplacement. 

Il faut avouer, bien humblement, que les premières tentatives de modélisation avec la norme BPMN présentent quelques difficultés. Souvent il s’agit  de savoir par où commencer et comment s’y prendre pour modéliser un cas qui vous est présenté. 

Vous pouvez aussi vous référer à une présentation PowerPoint, en français, qui explique non seulement la norme BPMN, mais comment l’utiliser avec Bizagi (elle comprend différentes méthodes de travail). Son auteur en propose quelques-unes. Essayez de toutes les regarder et d’utiliser celle avec laquelle vous êtes le plus à l’aise. C’est probablement grâce à l’une des méthodes proposées que vous parviendrez à mieux vous y prendre pour réaliser un modèle. 

Finalement, il est suggéré de lire le guide utilisateur du logiciel Bizagi pour approfondir vos connaissances. 

Conclusion

À partir de mon expérience personnelle, il m’a fallu environ de 7 à 8 jours à temps plein pour comprendre la norme BPMN et utiliser le logiciel Bizagi. C’est un investissement important mais lorsque vous aurez découvert et utilisé ses nombreuses fonctionnalités, vous serez comme moi, sous le charme de ce logiciel.  

 

Marie-Christine Bergeron
Conseillère
 


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